Ressaisies, relances, tableaux de suivi : certaines tâches reviennent chaque semaine et pourraient se faire toutes seules. Voici les plus courantes, classées par service. Pour chacune : le signe qu'elle vous coûte du temps, et ce que l'automatisation change.
Le signe
Une personne commence chaque journée par lire la boîte commune pour savoir à qui transmettre quoi.
Ce qui change
Les e-mails sont classés et transmis à la bonne personne dès leur arrivée, avec un brouillon de réponse. Votre équipe relit et envoie.
Le signe
Retrouver un contrat ou un bon de livraison oblige à fouiller plusieurs dossiers, ou à demander à un collègue.
Ce qui change
Chaque document reçu est renommé et rangé au bon endroit, sans intervention. Il se retrouve facilement.
Le signe
Les mêmes chiffres sont recopiés à la main d'un outil vers un tableur, et le tableau n'est jamais tout à fait à jour.
Ce qui change
Le tableau se remplit à partir de vos outils : chaque information n'est saisie qu'une seule fois.
Le signe
Après chaque réunion, quelqu'un passe du temps à remettre ses notes au propre. Ou personne ne le fait.
Ce qui change
Un compte rendu clair est prêt en quelques minutes, avec les actions à suivre. Il ne reste qu'à le relire.
Le signe
Chaque devis repart d'un ancien document copié, puis il est ressaisi dans plusieurs outils.
Ce qui change
Le devis est prérempli à partir de la demande et de vos tarifs, puis enregistré partout où il doit l'être. Vous le vérifiez avant l'envoi.
Le signe
Les relances dépendent de la mémoire de chacun, et certaines opportunités tombent dans l'oubli.
Ce qui change
Les relances partent au bon moment, selon des règles que vous fixez. Vous gardez la main sur les messages sensibles.
Le signe
Le CRM est rempli en fin de semaine, quand il l'est, et personne ne s'y fie vraiment.
Ce qui change
Après un appel ou un e-mail, les informations utiles sont ajoutées au CRM sans ressaisie. Il redevient fiable.
Le signe
Votre équipe répond chaque jour aux mêmes questions : délais, tarifs, suivi de commande.
Ce qui change
Les demandes courantes reçoivent une réponse préparée à partir de vos informations. Les cas particuliers arrivent directement à la bonne personne.
Le signe
Les factures arrivent par e-mail ou sur papier, et sont saisies une par une dans le logiciel comptable.
Ce qui change
Les factures sont lues, leurs montants et références saisis dans vos outils. Votre équipe valide.
Le signe
Un client a payé, mais le tableau de suivi dit le contraire. Il faut comparer le relevé bancaire ligne par ligne.
Ce qui change
Les paiements reçus sont rapprochés des factures, et seuls les écarts vous sont signalés.
Le signe
Les relances de factures sont envoyées une par une, à la main, quand quelqu'un y pense.
Ce qui change
Les factures en retard sont repérées et relancées selon le calendrier que vous choisissez.
Le signe
Chaque fin de mois, il faut rassembler les chiffres de plusieurs outils avant de pouvoir les lire.
Ce qui change
Les indicateurs se mettent à jour à partir de vos outils : vous passez votre temps à décider, pas à compiler.
Le signe
Pour répondre à « Où en est ma commande ? », il faut consulter plusieurs outils ou appeler le transporteur.
Ce qui change
Le statut de chaque commande est réuni au même endroit, et le client peut être prévenu à chaque étape.
Le signe
Le stock affiché ne correspond pas toujours au stock réel, parce que les mouvements sont saisis après coup.
Ce qui change
Chaque vente, réception ou retour met le stock à jour, et une alerte vous prévient avant la rupture.
Le signe
Le planning vit dans un tableur ou sur un tableau blanc, et chaque changement demande plusieurs appels.
Ce qui change
Les interventions sont planifiées à partir des demandes et des disponibilités, et chacun reçoit son planning à jour.
Le signe
Le reporting du lundi prend toute la matinée.
Ce qui change
Le rapport est rédigé à partir de vos données et prêt en début de semaine. Vous le relisez et le complétez.
Tout ne mérite pas d'être automatisé, et pas en même temps. Voici comment nous choisissons la première tâche, avec vous.
Nous partons de votre quotidien et de celui de votre équipe, pas d'une solution toute faite.
Nous retirons d'abord les étapes inutiles. Automatiser un processus compliqué ne fait que déplacer le problème.
Nous commençons par les tâches qui vous coûtent le plus de temps, en utilisant l'IA quand elle fait vraiment la différence, avec des outils que votre équipe peut s'approprier.
Dites-nous laquelle : en 30 minutes, nous vous disons si et comment l'automatiser.
