Ne plus laisser un contrat se renouveler sans le vouloir
Le signe
Un contrat de maintenance a été reconduit d'un an parce que personne n'a vu passer le préavis.
Automatiser l'administratif de votre PME
Contrats qui se renouvellent sans qu'on le veuille, documents introuvables, obligations oubliées : ces cas remettent de l'ordre sans ajouter de travail.
18 cas concrets ci-dessous, parmi les 125 cas d'usage de tous les métiers.
Les 18 cas, un par un
Relire un contrat et repérer les clauses à surveiller
Le signe
Les contrats des clients et fournisseurs sont signés sans relecture, faute de temps ou de juriste.
Produire les contrats et courriers types à partir des informations déjà saisies
Le signe
Chaque contrat repart d'un ancien fichier modifié à la main, avec des erreurs de nom ou de montant.
Traiter le courrier papier qui arrive
Le signe
Le courrier s'empile sur un bureau, et un recommandé important est ouvert dix jours plus tard.
Répondre aux demandes RGPD dans le délai
Le signe
Une demande d'accès à ses données arrive, et personne ne sait dans quels outils chercher.
Collecter et vérifier les attestations des sous-traitants
Le signe
Lors d'un contrôle, il manque les attestations de vigilance de la moitié des sous-traitants.
Suivre les vérifications et registres obligatoires
Le signe
La vérification des extincteurs ou des installations électriques est découverte en retard lors d'un audit.
Suivre les changements de réglementation qui nous concernent
Le signe
On apprend une nouvelle obligation par un client ou par une sanction.
Préparer et faire signer les contrats de mission dans les délais
Le signe
Les contrats de mission sont préparés à la main, dans l'urgence, avec un risque de retard.
Trier et ranger les documents envoyés par les clients
Le signe
Les pièces arrivent par e-mail en vrac et quelqu'un les renomme et les range une par une.
Vérifier que le dossier locataire est complet
Le signe
Les dossiers arrivent incomplets et il faut relancer trois fois avant de pouvoir les présenter au propriétaire.
Préparer le comparatif des propositions des assureurs
Le signe
Comparer trois propositions de 40 pages prend une demi-journée.
Gérer les inscriptions et réinscriptions en ligne
Le signe
La rentrée se passe en files d'attente, avec des dossiers papier incomplets.
Informer les parents (absences, notes, annonces)
Le signe
Les parents apprennent les absences de leur enfant à la fin du trimestre.
Tri et transmission des e-mails entrants
Le signe
Une personne commence chaque journée par lire la boîte commune pour savoir à qui transmettre quoi.
Classement et archivage des documents
Le signe
Retrouver un contrat ou un bon de livraison oblige à fouiller plusieurs dossiers ou à demander à un collègue.
Mise à jour des tableaux de suivi
Le signe
Les mêmes chiffres sont recopiés à la main d'un outil vers un tableur et le tableau n'est jamais tout à fait à jour.
Préparation des comptes rendus
Le signe
Après chaque réunion, quelqu'un passe du temps à remettre ses notes au propre. Ou personne ne le fait.
Votre tâche n'est pas dans la liste ?
Ces cas ne sont que des exemples. Décrivez-nous la vôtre en 30 minutes : nous vous dirons si et comment l'automatiser.
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