Faire valider les factures fournisseurs par le bon responsable
Le signe
Une facture attend trois semaines sur un bureau, puis le fournisseur relance.
Automatiser la finance et la gestion de votre PME
Saisies, rapprochements, relances : la finance d'une PME est pleine de tâches répétitives et la facture électronique en ajoute. Ces cas les automatisent, votre équipe valide.
19 cas concrets ci-dessous, parmi les 125 cas d'usage de tous les métiers.
Les 19 cas, un par un
Récupérer les justificatifs des notes de frais
Le signe
En fin de mois, la comptable court après les tickets de caisse froissés.
Récupérer les factures cachées dans les boîtes mail
Le signe
Les factures d'abonnements en ligne arrivent dans dix boîtes mail, et l'expert-comptable les réclame à chaque clôture.
Facturer dès que le devis est signé ou la commande livrée
Le signe
Des prestations livrées depuis un mois ne sont toujours pas facturées.
Contrôler les factures fournisseurs face à la commande et à la livraison
Le signe
Des factures sont payées alors que la livraison était incomplète ou le prix différent.
Se préparer à la facture électronique : statuts et e-reporting
Le signe
Personne ne sait qui mettra à jour le statut « encaissée » de chaque facture ni comment.
Fournir les pièces manquantes à l'expert-comptable sans chasse au trésor
Le signe
Le cabinet envoie une liste de 40 opérations sans justificatif à chaque clôture.
Calculer les commissions des commerciaux sans litige
Le signe
Chaque mois, le calcul des commissions sur Excel déclenche des discussions.
Suivre les dépenses de chaque service par rapport au budget
Le signe
On découvre en fin d'année qu'un service a dépassé son budget de 30 %.
Collecter les relevés d'heures sans papier
Le signe
Les relevés d'heures arrivent en photo, illisibles ou en retard, et bloquent la paie et la facturation.
Préparer les situations de travaux
Le signe
Chaque fin de mois, les situations sont recalculées sur Excel, avec retenue de garantie et révisions de prix.
Suivre les prises en charge des assurances et mutuelles
Le signe
Les factures aux assureurs et aux mutuelles sont suivies sur des cahiers et une partie n'est jamais payée.
Suivre les frais de scolarité et relancer les parents
Le signe
La direction ne sait pas, sans fouiller les cahiers, quels élèves sont à jour de leurs mensualités.
Rappeler les échéances de remboursement
Le signe
Les agents passent leurs journées à appeler les emprunteurs pour rappeler les échéances.
Préparer la fiche d'analyse d'un dossier de crédit
Le signe
Chaque dossier est résumé différemment selon l'agent et le comité perd du temps à comparer.
Saisie des factures fournisseurs
Le signe
Les factures arrivent par e-mail ou sur papier et sont saisies une par une dans le logiciel comptable.
Rapprochement des paiements reçus
Le signe
Un client a payé, mais le tableau de suivi dit le contraire. Il faut comparer le relevé bancaire ligne par ligne.
Suivi des impayés et relances
Le signe
Les relances de factures sont envoyées une par une, à la main, quand quelqu'un y pense.
Tableaux de bord mensuels
Le signe
Chaque fin de mois, il faut rassembler les chiffres de plusieurs outils avant de pouvoir les lire.
Votre tâche n'est pas dans la liste ?
Ces cas ne sont que des exemples. Décrivez-nous la vôtre en 30 minutes : nous vous dirons si et comment l'automatiser.
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